Otwarty IKM

Regulamin

OTWARTY IKM. Gdańsk na Makiecie
Pilotażowa Edycja ‘2025
Regulamin Programu

I. Informacje ogólne:

  1. Niniejszy Regulamin określa warunki realizacji Programu „Otwarty IKM. Gdańsk na Makiecie” – Pilotażowa Edycja makiety gdańskiego śródmieścia ‘2025 na działania kulturalne z pogranicza urbanistyki, edukacji, designu, ekologii oraz nowych technologii”, dalej zwanego „Programem”. 
  2. Organizatorem Programu jest Instytut Kultury Miejskiej – samorządowa instytucja kultury siedzibą w Gdańsku, przy ul. Targ Rakowy 11, 80-806 Gdańsk, zwana w dalszej części Regulaminu „IKM”.
  3. Ideą Pilotażowej edycji programu „Otwarty IKM. Gdańsk na Makiecie” jest wsparcie oddolnych inicjatyw mieszkańców Gdańska i regionu pomorskiego. Program umożliwia realizację projektów kulturalnych, społecznych oraz edukacyjnych, które eksplorują przeszłość, teraźniejszość i przyszłość miasta. Konkurs otwiera przestrzeń Sali Makiety dla autorskich eksperymentów. Polega na zaprojektowaniu innowacyjnych działań, stworzeniu koncepcji projektów łączących tradycję z nowoczesnością, edukację z technologią i urbanistykę z ekologicznym podejściem.
  4. Program zapewnia wsparcie merytoryczne, prawne, od konsultacji po wsparcie podczas realizacji Projektu. Otwarta zostaje przestrzeń siedziby Instytutu Kultury Miejskiej znajdującej się w Kunszcie Wodnym przy Targu Rakowym 11 w Gdańsku, zapewniając pomoc zespołu technicznego podczas realizacji działań w ramach Programu z uwzględnieniem jej warunków i ograniczeń.
  5. IKM przeznacza wsparcia finansowe na realizację Wydarzeń/Projektów w wysokości do 5000 zł brutto na jeden Projekt.
  6. Informacje lub odpowiedzi na pytania w sprawie Programu są udzielane w następujący sposób:
    • osoby, które chcą się dopytać o szczegóły dotyczące realizacji Programu mogą kontaktować się w dniach 15 – 29 maja 2025 r. w godz. 13.00 – 15.00 mailowo lub telefonicznie pod numerem telefonu (+48) 798 377 354 lub email: katarzyna.buczek@ikm.gda.pl,
    • osoby zainteresowane złożeniem wniosku zapraszamy na cykl spotkań i warsztatów w dniach: – w sobotę 17 maja 2025r. (Noc Muzeów) w godz. 19:00-20:00 (Sala Makiety) odbędzie się specjalny pokaz filmowy, ożywiony wizualizacjami na makiecie, mappingowe opowieści w goglach VR oraz spotkanie z przewodniczką Joanną Raftopulos dla wszystkich zainteresowanych udziałem w konkursie Otwarty IKM.  
    • 20 maja 2025 r. w godz. 17:30–19:00 (Pracownia IKM) spotkanie informacyjne i sesja pytań oraz odpowiedzi z udziałem koordynatorki Otwartego IKM Katarzyny Buczek oraz moderacją Anny Urbańczyk. Wskazówki techniczne i logistyczne, pisania projektu, rozliczenia dla przyszłych Wnioskodawców,
    • 20 maja 2025 r. w godz. 19.00-20.00 (Sala Makietowa) – wsparcie doświadczonych specjalistek z zakresu edukacji, nowych technologii i organizacji wydarzeń. Spotkanie z Agnieszką Misztal (dział edukacji), Kariną Rojek (koordynatorka projektów w obszarze nowych technologii oraz Katarzyną Buczek (koordynatorka Otwartego IKM). Dodatkowo pokaz prac powstałych podczas Animatonu.
    • w dniach: od 12 do 18 maja 2025 r. przyjmujemy zapytania dotyczące pilotażowej edycji konkursu, realizacji projektów i samej makiety. Zebrane pytania zostaną omówione na wskazanym powyżej spotkaniu informacyjnym w dniu 20 maja 2025 r. w IKM. Formularz online służący do składania zapytań znajduje się w zakładce Makieta / Pytania.
  7. Uczestnictwo w spotkaniach i warsztatach wskazanych powyżej w ust. 6, premiowane jest dodatkowymi punktami przy ocenie wniosku złożonego w ramach niniejszego Programu: udział w warsztacie w dniu 20 maja 2025 r. – 1 punkt, udział w spotkaniu eksperckim 17 lub 20 maja 2025 r. – 1 punkt. W ten sposób istnieje możliwość otrzymania maksymalnie 2 punktów.

II. Działania, które mogą być realizowane w ramach Programu:

  1. W ramach Programu IKM ogłasza otwarty nabór zgłoszeń na realizację projektów na działania kulturalne m.in. z pogranicza urbanistyki, edukacji, designu, ekologii oraz nowych technologii.
  2. Wydarzenia, które mogą być przeprowadzone w ustalonych wcześniej godzinach i zrealizowane w przestrzeni siedziby Instytutu Kultury Miejskiej w Gdańsku przy ul. Targ Rakowy 11, 80-806 Gdańsk.
  3. Działania, jakie mogą być organizowane w ramach Programu to m.in. działania kulturalne z pogranicza urbanistyki, edukacji, designu, ekologii oraz nowych technologii, w tym projekty wykorzystujące druk 3D, mapping, prezentację instalacji świetlnych, realizację pokazów, warsztatów w przestrzeni Makiety itp. Należy pamiętać, że animacja zgłoszona do konkursu Otwarty IKM powinna być dostosowana do siatki/ maski Makiety udostępnionej przez IKM. Organizator Programu nie narzuca tematyki projektu, natomiast założeniem jest, że Makieta to punkt wyjścia. Wnioskodawca może zaprojektować przyszłość miasta, połączyć tradycję z nowoczesnością lub opowiedzieć na nowo mało znane historie Gdańska. Katalog działań ma charakter otwarty, Wnioskodawca może zgłosić każdy rodzaj wydarzenia, które będzie możliwe do realizacji w siedzibie Instytutu Kultury Miejskiej w Sali Makiety, z uwzględnieniem jej warunków i ograniczeń. 
  4. W ramach Programu istnieje również realizacja Projektu, które podejmie wyzwanie dostępnościowe, opartych na Modelu Dostępnej Kultury. Wytyczne w tym zakresie dodane zostały do zakładki Dostępność Makiety na stronie programu Otwarty IKM. W zakładce powstał kompleksowy opis dostępności makiety, który obejmuje pięć kluczowych obszarów: Czucie, Rozumienie, Słyszenie, Widzenie, Poruszanie się. Wnioskodawca może dostosować Makietę i otaczającą ją przestrzeń do różnych potrzeb dostępnościowych podczas realizacji Projektu.
  5. Wszystkie działania realizowane w ramach Programu powinny mieć charakter otwarty i bezpłatny dla ich uczestników. Niedozwolone jest pobieranie od publiczności opłat w jakiejkolwiek formie. Realizacja działania do innych celów niż zgłoszona we wniosku/formularzu konkursowym może spowodować przerwanie realizacji Wydarzenia przez IKM.
  6. Podczas niniejszej edycji Programu możliwa jest też realizacja Projektu/Wydarzenia, które odbywa się w otwartej przestrzeni, ale związana jest z Makietą Gdańskiego Śródmieścia w siedzibie IKM (np. start spaceru, gry miejskiej) działań z możliwością wykorzystania tras spacerowych/ dźwiękowych poprzez kody QR itp. oraz zaczyna lub kończy się w Sali Makiety lub przynajmniej jedno wydarzenie realizowane w ramach projektu odbywa się w siedzibie IKM i jest związane z działaniami na Makiecie, a drugie i /lub kolejne odbywa się w otwartej przestrzeni w okolicy Śródmieścia miasta Gdańska).
  7. Realizowane Projekty/Wydarzenia nie mogą mieć charakteru komercyjnego. Wnioskodawca – realizator Projektu/Wydarzenia nie może w ramach niego prowadzić działań zarobkowych (za wyjątkiem sytuacji, że dopuści to Dyrektor IKM na podstawie indywidualnej zgody).
  8. Działania zgłaszane w ramach Programu mogą mieć formę jednorazowych wydarzeń bądź cyklu (maksymalnie do 4 spotkań/wydarzeń/warsztatów) w ramach jednego działania lub całodzienne bez ograniczeń ilościowych wydarzeń.  
  9. Wydarzenia realizowane przez dłużej niż jeden dzień, powinny mieć charakter zróżnicowany w poszczególnych dniach, co do zasady nie dopuszcza się powtarzania realizacji tych samych działań/pomysłów/elementów w kolejnym dniu realizacji Wydarzenia/Projektu. Dopuszcza się wydarzenia, które są realizowane przez kolejne dni i są wynikiem kontynuacji działań realizowanych pierwszego dnia dla tej samej grupy odbiorców/uczestników.
  10. Program Otwarty IKM nie przewiduje możliwości organizacji rocznic, projektów infrastrukturalnych, projektów o charakterze stricte komercyjnym, politycznym lub wyznaniowym, spotkań okolicznościowych/ towarzyskich, wydarzeń o charakterze spotkań członków organizacji lub wąskiej grupy zainteresowanych (np. wydarzeń organizowanych dla uczniów konkretnej szkoły, członków konkretnego Klubu Seniora itd.).
  11. Celem Programu jest realizacja Projektów/Wydarzeń kulturalnych o niepowtarzanym charakterze, co nie wyklucza realizacji Projektów/Wydarzeń, które były już uprzednio realizowane ani ich kontynuacji. Aby możliwa była realizacja Wydarzenia/Projektu, który był już wcześniej realizowany, należy wzbogacić go o nowe elementy, rozwinąć jego formułę.
  12. Zgłaszane działania muszą być zgodne z obowiązującym prawem, nie mogą naruszać praw autorskich ani pokrewnych osób trzecich, nie mogą służyć agitacji i propagowaniu poglądów politycznych lub religijnych, nie mogą namawiać do nienawiści lub przemocy w stosunku do jakichkolwiek osób i grup, w tym na tle różnic narodowościowych, etnicznych, rasowych, wyznaniowych, itp., bądź też stwarzać zagrożenia dla obiektu, osób korzystających z usług IKM oraz pracowników IKM.
  13. Wnioskodawca w ramach realizacji swoich działań informacyjnych i promocyjnych dotyczących Projektu/Wydarzenia oraz przy sporządzaniu dokumentów związanych z realizacją Projektu, które podawane są do wiadomości publicznej lub przeznaczone zostały dla uczestników Projektu ma obowiązek stosowania logotypu programu „Otwarty IKM”. We wszelkich publikacjach, materiałach informacyjnych i promocyjnych, w tym na stronie internetowej dotyczącej projektów realizowanych w przestrzeni IKM, Wnioskodawca zobowiązuje się zamieścić informację o tym, że Wydarzenie/Projekt jest/został realizowany w ramach program „Otwarty IKM”, a w przypadku korzystania ze środków finansowych IKM, również do zamieszczenia informacji o tym fakcie.
  14. IKM zapewni Wnioskodawcy podczas realizacji Projektu/Wydarzenia materiały graficzne tzw. formatki do wykorzystania podczas promocji Projektu/Wydarzenia m.in. kwadratowe nakładki na zdjęcia (bez tła) i kwadraty z tłem do użycia według uznania (w formacie .png), podkłady pod plakaty w dwóch proporcjach (z większą i mniejszą przestrzenią na tekst), a także inne formatki: z belką logotypów i stroną Otwartego IKM, w postaci plików .pdf i .jpeg.
  15. Wnioskodawca w ramach przygotowania realizacji swoich działań informacyjnych i promocyjnych dotyczących Projektu/Wydarzenia jest zobowiązany do uczestnictwa przynajmniej w jednym z warsztatów wprowadzających organizowanych przez IKM dotyczących promocji Projektu/Wydarzenia i przygotowania notatek prasowych z realizacji Projektu/Wydarzenia i /lub warsztatu korzystania z grafik i tworzenia materiałów na social medialub wyznaczenia przez siebie osoby uczestniczącej w Projekcie do udziału we wskazanych powyżej warsztatach.
  16. W wypadku sponsorowania przez podmioty zewnętrzne Wydarzeń/Projektów odbywających się w przestrzeni IKM zasady i sposób prezentacji sponsoringu muszą uzyskać uprzednią akceptację Instytutu Kultury Miejskiej w Gdańsku przed rozporządzeniem ich realizacji. Nie dopuszcza się samowolnego zamieszczania reklam, kolportowania materiałów reklamowych lub podejmowania innych działań sponsoringowych lub reklamowych sponsora na terenie siedziby Instytutu Kultury Miejskiej w Gdańsku.
  17. Na terenie Instytutu Kultury Miejskiej w Gdańsku obowiązuje całkowity zakaz palenia tytoniu, jak też używania e-papierosów i produktów podobnych, jak też spożywania napojów alkoholowych (poza Bistro Miasto znajdującym się w budynku przy ul. Targ Rakowy 11) oraz używania jakichkolwiek innych środków psychoaktywnych. W Sali Makietowej Gdańska nie można dotykać makiety oraz modeli budynków. Nie można również wnosić jedzenia i picia na teren Sali Makiety.
  18. W przypadku realizacji Projektu/Wydarzenia w przestrzeni siedziby IKM, Wnioskodawca i osoby realizujące działanie w ramach Programu są zobowiązani do:
    • pozostawienia miejsca (siedziby Instytutu) w stanie takim samym jak w momencie wejścia do udostępnionych pomieszczeń (pod kątem czystości, niepozostawiania wniesionego sprzętu i innych rzeczy, braku uszkodzeń),
    • przygotowania i realizacji działania tak aby nie zakłócało pracy podmiotów prowadzących działalność w budynku przy ul. Targ Rakowy 11 ani pracowników IKM,
    • podjęcia wszelkich starań, aby realizacja wszystkich działań nie naruszała porządku i spokoju publicznego.

III. Nabór zgłoszeń do Programu:

  1. Nabór zgłoszeń ma charakter otwarty. 
  2. Do Programu jako wnioskodawcy – organizatorzy działań mogą się zgłaszać pełnoletnie osoby mieszkańcy/ mieszkanki, organizacje pozarządowe z Gdańska i z regionu pomorskiego, którzy mogą̨ i chcą̨ realizować swoje pomysły w formie oddolnych działań/inicjatyw kulturalnych zgodnie z warunkami Programu.
  3. Jeśli Wnioskodawca nie ma polskiego obywatelstwa, a przebywa w Gdańsku lub regionie pomorskim i chce zrealizować Projekt w ramach Programu Otwarty IKM, może również starać się o dofinansowanie swojego Wydarzenia/Projektu w ramach Programu. Realizator Programu zastrzega jednak, iż wniosek i wszelkie dokumenty muszą być wypełnione w języku polskim.
  4. Wnioskodawcami Projektów/Wydarzeń co do zasady nie powinni być pracownicy Instytutu Kultury Miejskiej i członkowie rodzin pracowników IKM a także Jurorzy Komisji Konkursowej oceniający wnioski złożone w ramach danej edycji Programu i najbliżsi członkowie ich rodzin.
  5. Wnioskodawca, który podpisał z IKM porozumienie/umowę na realizację Wydarzenia/Projektu, nie może ubiegać się o finansowanie tego samego Wydarzenia/Projektu w Urzędzie Miasta Gdańska lub innych jednostkach organizacyjnych Gminy Miasta Gdańska w zakresie kosztów, na które otrzymał środki finansowe od IKM. Powyższe wyłączenie podwójnego finansowania dotyczy także sytuacji odwrotnej (uprzedniego sfinansowania Wydarzenia/Projektu przez Gminę Miasto Gdańsk i ubiegania się o wsparcie przez IKM). Wnioskodawca jest zobowiązany poinformować podmiot, o wsparcie którego się ubiega, o uprzednim dofinansowaniu Wydarzenia/Projektu przez drugi ze wskazanych powyżej podmiotów.
  6. Wnioskodawcy/ Organizatorzy Projektów/Wydarzeń w ramach wcześniejszych edycji Programu, którzy nie wywiązali się, bądź nie zakończyli realizacji Projektu/Wydarzenia lub wykonali go w sposób nienależyty, nie mogą brać udział w niniejszej edycji Programu.
  7. Do Programu mogą się zgłaszać zarówno osoby indywidualne działające w obszarach kultury, edukacji, urbanistyki, architektury, inżynierii, nowych technologii i aktywizmu, jak też grupy nieformalne, kolektywy artystyczne, stowarzyszenia, fundacje z Gdańska i z regionu pomorskiego.
  8. Jedna osoba (grupa nieformalna, kolektyw, stowarzyszenie, fundacja) może przesłać w ramach Programu maksymalnie 1 zgłoszenie.
  9. Osoby, które zgłaszają się do Programu deklarują, że mogą przeprowadzić działanie opisane w zgłoszeniu, samodzielnie lub we współpracy z innymi osobami.
  10. Wyklucza się̨ możliwość złożenia tożsamego/podobnego w treści wniosku na ten sam nabór do Programu przez dwóch Wnioskodawców.
  11. Zgłoszenia do Programu należy dokonać w terminie nieprzekraczającym do dnia 30 maja 2025 roku do godz. 16.00 poprzez wypełnienie i przesłanie do IKM interaktywnego formularza dostępnego na stronie Otwarty IKM w zakładce Makieta / Formularz zgłoszenia: https://otwarty.ikm.gda.pl/gdansk-na-makiecie/formularz-gdansk-na-makiecie/
  12. Formularz powinien być wypełniony w języku polskim.
  13. Nabór zgłoszeń będzie trwał od 12 maja 2025 roku do dnia 30 maja 2025 roku do godz. 16.00.  Złożone po tym terminie Wnioski nie będą rozpatrywane.
  14. Wyniki naboru Projektów/Wydarzeń do realizacji w ramach Programu zostaną̨ opublikowane na stronie internetowej programu Otwarty IKM pod adresem: otwarty.ikm.gda.pl w terminie do dnia 30 czerwca 2025 roku.
  15. Lista działań wybranych do realizacji w ramach Programu będzie publikowana na stronie internetowej Otwarty IKM w zakładce Makieta / Wyniki Naboru: otwarty.ikm.gda.pl.
  16. IKM zastrzega sobie prawo do realizacji wybranych przez siebie Projektów/Wydarzeń spośród dokonanych zgłoszeń, o czym niezwłocznie poinformuje wybrane osoby/podmioty. Decyzja o wyborze Projektów/Wydarzeń do realizacji zostanie podjęta przez trzyosobową komisję powołaną przez Dyrektora Instytutu Kultury Miejskiej. Komisja konkursowa przy wyborze Projektów/Wydarzeń dokonuje analizy wniosków konkursowych biorąc pod uwagę̨ kryteria wskazane poniżej w ust. 17, a także realność budżetu zgłoszonego Wydarzenia /Projektu. Decyzja komisji będzie podlegała zatwierdzeniu przez Dyrektora IKM. Od decyzji Dyrektora IKM o wyborze Projektu/Wydarzenia lub odmowie jego wyboru nie przysługuje prawo odwołania.
  17. IKM zastrzega sobie prawo do realizacji wybranych działań spośród nadesłanych zgłoszeń.
  18. Nadesłane zgłoszenia będą oceniane zgodnie z następującymi kryteriami:
    a) otwartość i dostępność działania kierowana dla osób mieszkających na terenie Gdańska,
    b) atrakcyjność propozycji dla potencjalnych odbiorców,
    c) wartość kulturalna, edukacyjna lub społeczna zgłoszonego działania, innowacyjne podejście, odwaga w przełamywaniu schematów i zaangażowanie w tworzenie miasta bardziej dostępnego, zrównoważonego i otwartego,
    d) doświadczenie Wnioskodawcy w realizacji podobnych działań,
    e) sposób dotarcia do grup docelowych,
  19. IKM niezwłocznie po wyborze danego zgłoszenia do realizacji będzie się kontaktował z Wnioskodawcami.
  20. Decyzję w sprawie wyboru danego działania do realizacji każdorazowo podejmuje IKM. Od decyzji IKM o wyborze działania lub odmowie jego wyboru nie przysługuje prawo odwołania. 
  21. Dokonanie zgłoszenia będzie równoznaczne z udzieleniem IKM niewyłącznej licencji do prezentacji zgłoszonego działania na stronie internetowej IKM, jego mediach społecznościowych oraz w jego wydawnictwach, archiwizacji zgłoszenia działania oraz udzielenia zgody na wykonanie dokumentacji fotograficznej, filmowej lub multimedialnej realizowanego działania.
  22. Wnioskodawca przystępując do realizacji Projektu/Wydarzenia w ramach niniejszego Programu udziela niewyłącznej licencji IKM do korzystania z przygotowanych utworów, projekcji, działań na makiecie Gdańska korzystających m.in. z nowych technologii, mappingu itp. Szczegółowe regulacje w tym zakresie zostaną zawarte w porozumieniu o realizacji Projektu/Wydarzenia.

IV. Realizacja działań w ramach Programu:

  1. Po wyborze danego zgłoszenia IKM będzie kontaktował się z Wnioskodawcą, aby wspólnie ustalić termin i warunki realizacji działania.
  2. Termin realizacji działania zostanie ustalony wspólnie przez IKM i Wnioskodawcę, z uwzględnieniem harmonogramu innych wydarzeń organizowanych w IKM oraz możliwości/dostępności osób zaangażowanych w realizację działania.
  3. Działania mogą być realizowane od września 2025 roku do czerwca 2026 r. Termin realizacji działania zostanie ustalony z co najmniej dwutygodniowym wyprzedzeniem, tak aby było możliwe prawidłowe przygotowanie działania i jego promocja. 
  4. Na potrzeby realizacji działań w ramach Programu IKM udostępnia w swojej siedzibie pomieszczenia o: powierzchniach: Sala Makietowa, Sala multimedialna „I”: 89,50 m2, Sala multimedialna „II”: 88,35 m2, Sala multimedialna „III”: 55,35 m2, Pracownia, parter :106 m2, przystosowane do realizacji wydarzeń z udziałem publiczności.
  5. IKM w swojej siedzibie do celów realizacji działania zapewni:
    a) wyposażenie niezbędne do przeprowadzenia działania z udziałem publiczności, tj. sprzęt oświetleniowy, ekrany projekcyjne, projektory i nagłośnienie,
    b) meble (krzesła, stoły warsztatowe),
    c) flipchart, rzutnik, etc.,
    d) wsparcie techniczne (po wybraniu w ramach konkursu Projektu/Wydarzenia do realizacji, Wnioskodawca ustala z koordynatorką programu Otwarty IKM zapotrzebowanie techniczne tzw. blankiet organizacyjno-techniczny tj. dostępną listę̨ urządzeń/sprzętu, które IKM może użyczyć do celów realizacji Projektu/Wydarzenia),
    e) wsparcie w promocji działania na stronie programu Otwarty IKM i kalendarium IKM,
    f) napoje dla uczestników/uczestniczek Projektu/Wydarzenia (woda) w siedzibie IKM z wyłączeniem Sali Makiety,
    g) udostępnienie maski Makiety do realizacji działań m.in. z zakresu nowych technologii.
  6. W przypadku zmiany warunków realizacji działania w siedzibie IKM, Wnioskodawca zobowiązany jest do niezwłocznego powiadomienia IKM. Dotyczy w szczególności odwołania realizacji Projektu/Wydarzenia w zarezerwowanym terminie. IKM zastrzega sobie prawo do odmowy udostępnia siedziby/ przestrzeni IKM, w sytuacji, gdy Organizator/ Wnioskodawca nie udzieli wszystkich niezbędnych informacji dotyczących Projektu/Wydarzenia na minimum 2 tygodnie przed planowanym wydarzeniem.
  7. Działania realizowane w ramach Programu muszą być prowadzone:
    a) zgodnie z Regulaminem IKM,
    b) w sposób niezakłócający pracy podmiotów prowadzących działalność w budynku przy ul. Targ Rakowy 11 ani pracowników IKM,
    c) w sposób nienaruszający porządku publicznego, zgodnie z ogólnymi zasadami współżycia społecznego, z uwzględnieniem dobrych praktyk wydarzeń kulturalnych, edukacyjnych, społecznych.
  8. W przypadku realizacji Projektu/Wydarzenia dla dzieci i młodzieży poniżej 18 roku życia Wnioskodawca przed rozpoczęciem realizacji Projektu/Wydarzenia musi przedstawić IKM dokumenty wymagane przepisami ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym (t.j. Dz.U. z 2024 r., poz. 1802), w tym przedłożyć informacje z Krajowego Rejestru Karnego oraz oświadczenia od wszystkich osób realizujących działania związane z organizacją i realizacją Projektu/Wydarzenia tj. informację z Krajowego Rejestru Karnego, oświadczenie o niekaralności, oświadczenie o państwie lub państwach, w których dana osoba zamieszkiwała w ciągu ostatnich 20 lat innych niż Rzeczpospolita Polska powyżej 180 dni, itp. W przypadku braku wskazanych powyżej dokumentów IKM będzie uprawniony do odmowy realizacji Projektu/Wydarzenia zgłoszonego przez Wnioskodawcę.
  9. Wnioskodawca jest zobligowany do Promocji Projektu/Wydarzenia zgodnie z planem promocji, który został przedstawiony w złożonym przez niego wniosku.

V. Wynagrodzenie za realizację działań merytorycznych:

  1. Przewidywane dofinansowanie w ramach Programu na realizację Projektu to kwota do 5000 zł (słownie: pięć tysięcy złotych) brutto, które może być przeznaczone na m.in. wynagrodzenie dla osób zaangażowanych merytorycznie w realizację działań w ramach Programu, tj. dla instruktorów prowadzących warsztaty, opiekunów osób z niepełnosprawnościami, osób uczestniczących w prowadzaniu działań, autorów, animatorów/animatorki kultury, innych osób zaangażowanych merytorycznie w przeprowadzenie działania, wypożyczenie sprzętu, gogli VR, na zakup licencji, uzyskanie zgód na korzystanie z praw autorskich/pokrewnych do utworów niezbędnych do realizacji Projektu. 
  2. Przewidziana kwota za koordynację Projektu nie może być wyższa niż 500 zł brutto.
  3. W przypadku warsztatów przewidziane jest dofinansowanie na niezbędne materiały warsztatowe, które będą wykorzystywane przez uczestników/ uczestniczek warsztatów itp. Wyklucza się zakup w ramach realizacji Wydarzenia/Projektu środków trwałych (mebli, drukarek, aparatów fotograficznych, maszyn do szycia itp.).
  4. Wypłata dofinansowania/wynagrodzenia nastąpi na podstawie umowy/umów zawartych pomiędzy IKM i osobą zaangażowaną merytorycznie w realizację działania lub w przypadku posiadania działalności gospodarczej przez Wnioskodawcę, na podstawie faktury wystawionej po przeprowadzonych działaniach. 
  5. IKM nie przewiduje dofinansowania kosztów poczęstunku/cateringu w ramach Wydarzenia/Projektu. IKM w ramach realizacji Projektu/Wydarzenia zapewnia wodę dla uczestników/ uczestniczek z wyłączeniem Sali Makietowej.
  6. IKM nie przewiduje możliwości pokrycia w ramach dofinansowania Projektu/Wydarzenia wydatków – kosztów wynagrodzeń związanych z administracją Projektem/Wydarzeniem, czyli wydatków związanych z sprawozdawczością projektową, obsługą finansowo-księgową Projektu/Wydarzenia, jak też wydatków związanych z zakupem lub spożywaniem napojów alkoholowych, a także wydatków związanych ze zwrotem kosztów paliwa, czy zakupem biletów transportu miejskiego.
  7. Dopuszcza się pokrycie w ramach dofinansowania Projektu/Wydarzenia wydatków – opłat za koszty logistyczne np. transport PKP, zakwaterowanie dla gości z innego miasta, za transport osób z niepełnosprawnością, transport niektórych urządzeń/materiałów do celów realizacji Projektu/Wydarzenia na podstawie faktury przewoźnika/firmy transportowej. Szczegółowe warunki w tym zakresie zostaną ustalone w porozumieniu zawartym na realizację i dofinansowanie Projektu/Wydarzenia.

VI. Ochrona danych osobowych

  1. Zgłoszenie udziału w Programie wiąże się z koniecznością wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych Wnioskodawcy dla celów związanych ze zorganizowaniem i przeprowadzeniem Projektu/Wydarzenia i realizacją Programu. 
  2. Administratorem Danych Osobowych Wnioskodawcy jest: Instytut Kultury Miejskiej – samorządowa instytucja kultury z siedzibą w Gdańsku, ul. Targ Rakowy 11, 80-806 Gdańsk, wpisana do Rejestru Instytucji Kultury prowadzonego przez Gminę Miasta Gdańska pod numerem 12/11. 
  3. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych Wnioskodawcy (jako osoby, której dane osobowe są przetwarzane) należy kontaktować się z Administratorem Danych Osobowych za pomocą adresu e-mail: iodo@ikm.gda.pl (adres e-mail do wyznaczonego przez Administratora Inspektora Ochrony Danych) lub drogą listu zwykłego na adres siedziby IKM. 
  4. Dane osobowe Wnioskodawcy będą przetwarzane w celu realizacji Programu, rozstrzygnięcia naboru wniosków do Programu, wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze Danych Osobowych oraz do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora Danych Osobowych na podstawie art. 6 ust 1 pkt a), pkt c) pkt f) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych. 
  5. Dane osobowe Wnioskodawcy będą przechowywane przez okres realizacji Programu, a następnie do czasu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze Danych Osobowych. 
  6. Dane osobowe Wnioskodawcy nie będą udostępniane innym odbiorcom za wyjątkiem podmiotów uprawionych do rozliczania i kontroli działalności Administratora Danych Osobowych z zachowaniem obowiązujących przepisów prawa, firm/firmy dostarczającej usługi poczty elektronicznej na rzecz Administratora Danych Osobowych, operatorów telekomunikacyjnych świadczących usługi teleinformatyczne na rzecz Administratora Danych Osobowych oraz podmiotów świadczących obsługę prawną Administratora Danych Osobowych, ponadto nie będą przekazywane do państwa trzeciego (poza teren Europejskiego Obszaru Gospodarczego). 
  7. Wnioskodawcy przysługuje prawo dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia z zastrzeżeniem przepisów Rozporządzenia, w tym art. 17 Rozporządzenia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych. 
  8. Wnioskodawcy przysługuje również prawo do wniesienia sprzeciwu wobec dalszego przetwarzania, a w przypadku wyrażenia zgody na przetwarzanie danych do jej wycofania. Skorzystanie z prawa cofnięcia zgody nie ma wpływu na przetwarzanie, które miało miejsce do momentu wycofania zgody. 
  9. Wnioskodawcy przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzoru (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych), gdy uzna, iż przetwarzanie danych osobowych jego dotyczących narusza przepisy RODO. 
  10. Podanie przez Wnioskodawcę danych osobowych jest dobrowolne, jednak jeżeli Wnioskodawca nie wyrazi zgody na przetwarzanie swoich danych osobowych, niemożliwy będzie jego udział w Programie. 
  11. Dane osobowe Wnioskodawcy nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania. 
  12. Wycofanie zgody na przetwarzanie danych osobowych należy złożyć drogą poczty elektronicznej na adres mailowy: iodo@ikm.gda.pl. lub drogą poczty tradycyjnej, w formie pisemnej na adres siedziby Administratora Danych Osobowych. 

VII. Postanowienia końcowe

  1. Przesłanie zgłoszenia w ramach Programu jest równoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu. 
  2. IKM nie będzie dokonywać́ weryfikacji danych wskazanych we wnioskach. Jednocześnie IKM nie odpowiada za nieprawidłowe dane wskazane we wnioskach. 
  3. Wnioski – zgłoszenia przesłane IKM nie będą̨ zwracane.
  4. Treść zgłoszeń nadesłanych w ramach Programu pozostaje do wyłącznej informacji IKM. Wnioski nie są kopiowane lub przekazywane osobom trzecim, ani ujawniane bez porozumienia z Wnioskodawcą. Wnioski wybrane do realizacji mogą być publikowane na stronie internetowej IKM.
  5. IKM ma prawo zmodyfikować zasady Programu zawarte w niniejszym Regulaminie, przerwać, odwołać nabór zgłoszeń lub zakończyć nabór bez wyboru jakichkolwiek działań, bez podania przyczyny.
  6. IKM zastrzega sobie prawo do przeznaczenia mniejszej niż wnioskowana przez Wnioskodawcę kwoty na wybrane działanie, a także do zmiany zakresu realizacji działania w stosunku do złożonego wniosku – zgłoszenia.
  7. W przypadku, gdy po wyborze działania w ramach Programu okaże się, iż Wnioskodawca w jakikolwiek sposób naruszył postanowienia niniejszego Regulaminu, IKM może wstrzymać realizację działania do czasu wyjaśnienia wątpliwości lub odmówić realizacji działania.
  8. We wszystkich kwestiach związanych z realizacją Programu i działań w jego ramach zastosowanie znajdują odpowiednie przepisy prawa polskiego.
  9. Niniejszy Regulamin jest jedynym dokumentem określającym zasady realizacji Programu.
  10. W sytuacjach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem lub w wypadku konieczności interpretacji postanowień niniejszego Regulaminu rozstrzygnięcie należy do wyłącznej kompetencji Dyrektora IKM.