10 złotych zasad dobrego Organizatora

Przygotuj konkretny plan działania

Organizacja wydarzenia krok po kroku pozwoli na lepszą kontrolę i ułatwi zapamiętanie ważnych elementów działania. Często sprawdza się napisanie takiego planu od końca, żeby z rozsądnym wyprzedzeniem realizować poszczególne etapy projektu.

Stwórz listę kontrolną

Wypisz, co masz do dyspozycji (jakie są Twoje zasoby), kto może Ci pomóc, ile masz czasu, czy musisz uzyskać jakieś pozwolenia? Może potrzebna jest zgoda lub licencja na filmy, zdjęcia czy inne materiały, które zamierzasz wykorzystać?

Dziel się obowiązkami i nie bój się pytać o pomoc!

Warto podzielić się zadaniami z osobami, które będą czuwały nad tym, aby całe wydarzenie przebiegało zgodnie z planem. Wyznacz osoby, które będą odpowiedzialne np. za zapisy i kontakt z uczestnikami warsztatów, promocję wydarzenia czy zakupy.

Organizowanie wydarzeń w sieni IKM. Koniecznie ustal potrzeby techniczne!

Zastanów się, czy potrzebujesz sprzętu do przeprowadzenia wydarzenia. Na ile osób przewidujesz wydarzenie? Jaki planujesz układ sieni IKM? Czy potrzebujesz stoły warsztatowe, stoły na poczęstunek, krzesła, fotele, pufy, poduszki, a może koce? Pomyśl, czy pomocny będzie rzutnik lub flipchart ? Przekaż informację, czy jest potrzebne przearanżowanie sali, np. nietypowy układ krzeseł, inny stół lub całkowite wyciemnienie sali. Poinformuj koordynatora programu otwarty IKM, jeśli zamówiłeś/aś zewnętrzny catering. IKM zapewnia czajnik, termosy na wodę, herbatę, kawę, ale to Ty musisz je napełnienić i umyć po zakończeniu wydarzenia.  Skonsultuj się z prowadzącym wydarzenie i wspólnie ustalcie szczegóły.

W przypadku wydarzeń muzycznych konieczne jest przesłanie ridera technicznego niezwłocznie po zarezerwowaniu wydarzenia w sieni.

Pomoc techniczną zapewnia IKM, a zakres jego obowiązków znajdziesz na stronie programu w zakładce „aplikuj”.
Pamiętaj, że uprzątnięcie miejsca po wydarzeniu należy do twoich, jako organizatora, obowiązków. Pracownik techniczny nie sprząta kubeczków po napojach po publiczności. Zadbaj o to, by miejsce zostawić w takim stanie, jakim go zastałeś/zastałaś!

Jeśli zapraszasz prelegenta/ prelegentkę pamiętaj, że sugerowany czas pojawienia się osoby prowadzącej, to jedna godzina a minimum to 30 minut jego/jej obecności przed planowanym rozpoczęciem wydarzenia. Czy potrzebny jest laptop? Jeśli prelegent/prelegentka ma własny, to czy ma w posiadaniu przejściówkę w przypadku maca/wejście HDMI/wejście VGA?

Tydzień przed wydarzeniem przekaż koordytnatorowi projektu Otwarty IKM, jaki format ma prezentacja, czy zawiera pliki video i/lub pliki z muzyką. Pamiętaj, że preferujemy format PDF prezentacji.  W przypadku nieprzekazania kompletnych informacji o wydarzeniu nasz pracownik techniczny nie ponosi odpowiedzialności za jakość prezentacji i Twojego wydarzenia.

Pamiętaj o budżecie

Kupując materiały na warsztaty, planując wydruk ulotek, zamawiając catering – pamiętaj o kwocie, jaką masz do dyspozycji. Poproś o wystawienie faktury na dane IKM. NIP oraz dane adresowe znajdziesz także w Porozumieniu (Instytut Kultury Miejskiej, ul. Długi Targ 39/40, 80‑830 Gdańsk, NIP: 5833123864).

Zadbaj o kontakty z mediami i promocję Twojego wydarzenia

Pamiętaj, że promocja projektu i rekrutacji jego uczestników jest Twoim jako Organizatora obowiązkiem.

Przygotuj notatkę prasową

Ważne, by tekst był zrozumiały i zawierał istotne informacje (nie za długi, maksymalnie 1 strona A4). Jednocześnie warto opisać wydarzenie szerzej niż „warsztat plastyczny”.

Notka dla prasy, którą można wykorzystać też do promocji np. na swojej stronie internetowej lub blogu powinna zawierać:

a) tytuł (do 8 słów najlepiej – tj. jedna linijka tekstu) – czyli co będzie się działo?
b) tzw. lead czyli wstęp (do 3-4 zdań) – kto, gdzie i kiedy będzie to robił?
c) rozwinięcie – czego dotyczy projekt, skąd pomysł, co będziemy robić, kilka słów o wydarzeniu;
d) podział na akapity, na 1 wątek przeznać 1 akapit;
e) Na 1 wątek przeznaczamy 1 akapit
f) używaj strony czynnej (uczestnicy stworzą, zaprojektują etc. NIE: zostanie stworzone…);
g) pisz w trzeciej osobie (NIE: zapraszaMY, tylko: Fundacja Radość zaprasza osoby w wieku 60+ na warsztaty taneczne…”);
h) używaj cytatów – ubogacają tekst;
i) podaj linki – czy w internecie można coś o Tobie/wydarzeniu znaleźć?
j) dane, liczby, nazwiska – jeśli posiadasz jakieś ciekawostki na temat wydarzenia, można je dodać;
k) kontakt – mail i telefon do osoby organizującej wydarzenie;
l) ilustracje/grafiki/zdjęcia – do informacji o wydarzeniu dołączmy (nie za duży! Mail powinien „ważyć” nie więcej niż 2MB) materiał graficzny. Z nim szanse na publikacje są większe.

Rozsyłanie informacji do mediów

Przygotowaną notatkę prasową wraz z materiałami graficznymi, prześlij do akceptacji Działu Komunikacji IKM, po czym jesteś gotowy/gotowa do wysyłki!

a) Znajdź dziennikarzy zajmujących się Twoim tematem. Szukaj na stronach gazet, radio i portali stopki redakcyjnej oraz podpisów pod artykułami. Podpowiadamy: jeśli znasz tylko adres jednej osoby lub ogólny adres redakcyjny, na podstawie końcówki maila „@redakcja.pl” można dojść do tego, jakie są poszczególne, „osobiste” adresy.
b) Pamiętaj, że miejsce w „papierowym wydaniu” jest bardzo cenne. Za to w wersji online, media potrzebują dużo świeżych treści.
c) Radio, jest kolejnym miejscem, gdzie jest „dużo miejsca” na antenie. Odszukaj lokalne redakcje i znajdź redaktora czy redaktorkę, którzy zajmują się tematami pokrewnymi z Twoimi i skontaktuj się z nim/nią.

Pamiętaj, żeby pliki przesyłane w mailach były: doc, docx lub rtf. (czyli pliki Worda lub napisane w notatniku), a materiały graficzne przesłane osobno, jako png. lub jpg. Nie wklejaj grafik w plik Worda, to utrudnia prace dziennikarzom.

Redakcje do sprawdzenia: gdansk.pl, trojmiasto.pl, Dziennik Bałtycki, Gazeta Wyborcza Trójmiasto, Radio Gdańsk, Radio Plus, ESKA Trójmiasto, RMFMAXX Trójmiasto, Radio Kaszebe, Miasto Dzieci, Magazyn Together, NaszeMiasto.pl, TVP Gdańsk (przy dużych i bardzo „filmowych”, oferujących ciekawe „obrazki” i rozmówców do TV, projektach).

Dystrybucja informacji online

Często sami mamy wiele swoich kanałów, które docierają do naszych znajomych, znajomych, znajomych i itp. 🙂 Nie bój się autopromocji!

Zamieść informację o swoim wydarzeniu na bezpłatnych portalach, poinformuj znajomych na Facebooku. Pamiętaj, że są różne narzędzia promocji. Zastanów się, kim są adresaci projektu: czy są to osoby 60+, młodzi, dorośli, dzieci?

a) Warto skorzystać z Facebooka i założyć wydarzenie. Jeśli zakładasz je jako osoba prywatna, możesz ustawić je jako „publiczne”, wtedy zobaczą je nie tylko Twoi znajomi i „dołączać” będą mogły inne osoby. Jeśli prowadzisz stronę na Facebooku, już jest łatwiej – tam wydarzenia również są publiczne.
b) Własny blog lub strona internetowa. Opisuj swoje działania i tam, linkuj w swoich kanałach na mediach społecznościowych i dołączaj linki do informacji wysyłanych do mediów.

Jak dobrze pisać w internecie, czyli porady o Webwritingu znajdziesz na: http://webwriting.ikm.gda.pl/

Dystrybucja informacji offline

Nie skupiaj się tylko na promocji internetowej. Ważni są też Twoi „realni” sąsiedzi i sąsiadki. Rekomendujemy dystrybucję plakatów i ulotek w miejscach, gdzie grupa docelowa przebywa: w piekarniach, cukierniach, osiedlowych sklepach spożywczych, miejsca kultu (kościoły), osiedlowe tablice ogłoszeń, osiedlowe domy kultury, biblioteki.

Przydatnym i prostym narzędziem do tworzenia prostych grafik jest www.canva.com

Na materiałach graficznych ulotce czy plakacie, powinno pojawić się logo programu Otwarty IKM, które znajdziesz na stronie projektu http://otwarty.ikm.gda.pl/aplikuj/ oraz informacja o realizacji projektu z dopiskiem „Projekt realizowany i dofinansowany w ramach programu „Otwarty IKM”. Plakat lub ulotkę wyślij przed wydrukiem do koordynatora projektu Otwarty IKM. Jeśli dystrybuujesz materiały promocyjne w klubokawiarniach czy instytucjach, pytaj pracowników o zgodę na zostawienie ulotek/plakatów. Usuń je po zakończonym wydarzeniu.

Buduj swoją publiczność

Jeśli zapisujesz osoby na warsztaty, pamiętaj o zasadach savoir-vivre względem uczestników. Twórz listę rezerwową, a na dwa dni lub dzień przed wydarzeniem, poproś o potwierdzenie obecności. Po zakończeniu warsztatów warto podziękować za udział. Twórz bazę kontaktów. Dzięki niej, organizując kolejne wydarzenia, będziesz mógł poinformować  zainteresowane osoby o Twoich następnych przedsięwzięciach. Możesz też skorzystać z nowoczesnego formularzu rejestracji, który ułatwi listę rejestrację uczestników. Formularza rejestracji dostosowuje się do specyfiki wydarzenia; Wejdź na stronę EVENEA – https://evenea.pl/ i sprawdź jak on działa.

Pstryk, pstryk!

Zadbaj o dokumentację fotograficzną podczas wydarzenia. Jeśli nie masz profesjonalnego aparatu, zrób zdjęcie smartfonem. Zawsze możesz poszukać też wolontariusza lub pasjonata fotografii, który pomoże Ci w tym zadaniu.

Ale smaczne!

Często organizatorzy otrzymują dofinansowanie na poczęstunek dla uczestników projektu. Dobrze będzie, jeśli weźmiesz pod uwagę alergie, wiek osób oraz różne preferencje żywieniowe. Warto poinformować uczestników o składnikach, które znajdują się na stole. Przy rozkładaniu smakołyków, załóż jednorazowe rękawiczki.

Rozlicz się po projekcie

Po wydarzeniu należy rozliczyć się z projektu z IKM. Pobierz formularz, w którym należy opisać wykonane działania. Zapytaj koordynatora programu Otwartym IKM, jak najlepiej go wypełnić. Pamiętaj, że podczas organizacji wydarzenia i w jego trakcie nigdy nie jesteś sam! Jeśli czegoś nie wiesz – zapytaj. Jesteśmy w IKM dla Ciebie.

Organizatorze, udało się! Osoby uczestniczące były zadowolone i było ich sporo, a Ty zrealizowałeś swoje plany i zakładane cele. Zatem…? Czy już masz pomysł na kolejne wydarzenie?

Do zobaczenia wkrótce 🙂

Zespół Instytutu Kultury Miejskiej