Najczęstsze pytania

Wyświetlanie filmów wszędzie poza domem, bez względu na to gdzie, jak często, dla ilu widzów i czy chcemy pobierać opłaty za bilety czy nie, jest z definicji publicznym pokazem i wymaga posiadania zgody producenta czyli licencji. Dlatego przed złożeniem wniosku należy upewnić się ile kosztuje licencja na film lub czy możecie otrzymać zgodę od autora filmu na użyczenie bezpłatnie jednorazowej licencji na projekcję filmową.
Aby uzyskać zgodę na uzyskanie licencji na projekcję filmową należy wypełnić formularz licencyjny określający miejsce odbywania się pokazów. Następnie podpisać umowę licencyjną, a na koniec wystawiany jest certyfikat licencyjny oraz faktura. Można w ramach programu Otwarty IKM ubiegać się o dofinansowanie na licencję.
Drogi Organizatorze, pamiętaj o tym, że każde wydarzenie realizowane w ramach programu Otwarty IKM musi być bezpłatne i otwarte dla wszystkich widzów. Nie może być realizowane dla zamkniętej grupy publiczności, np. dla jednej klasy szkoły podstawowej.

Zgodnie z regulaminem Organizatorem projektu musi być mieszkaniec Gdańska lub metropolii. Natomiast prelegent lub osoba realizująca warsztaty może pochodzić z dowolnego miejsca na Ziemi.
Program Otwarty IKM wspiera pomysły Organizatorów, dlatego jeżeli twój Projekt zakłada udział gościa z innego miasta Polski lub spoza kraju, nie zakładamy ograniczeń.


Program Otwarty IKM skierowany jest do gdańszczan lub osób z regionu. Osoba fizyczna spoza województwa pomorskiego nie może ubiegać się o dofinansowanie w ramach Programu. Warto poszukać do współpracy przy Projekcie partnera z Gdańska lub metropolii i wspólnie zrealizować działanie. Partner z województwa pomorskiego będzie pomocny również przy promocji wydarzenia oraz organizacji wielu czynności związanych z realizacją projektu. Warto podzielić się zadaniami z osobami, które będą czuwały nad tym, aby całe wydarzenie przebiegało zgodnie z planem.
Jako Organizator wyznacz osoby, które będą odpowiedzialne np. za zapisy i kontakt z uczestnikami warsztatów, promocję wydarzenia czy zakupy


Jeden wnioskodawca może złożyć maksymalnie dwa wnioski w okresie 3 miesięcy. Aby zrealizować kolejny pomysł, dopiero po trzech miesiącach możesz ponownie ubiegać się o kolejne dofinansowanie.


Oczywiście – można ubiegać się o dofinansowanie, które będzie przeznaczone na koszt podróży oraz nocleg dla prelegenta czy osoby prowadzącej warsztaty.


Tak, często Organizatorzy otrzymują dofinansowanie na poczęstunek dla uczestników projektu.
Drogi Organizatorze, dobrze będzie, jeśli weźmiesz pod uwagę alergie, wiek osób oraz różne preferencje żywieniowe. Warto poinformować uczestników o składnikach, które znajdują się na stole. Przy rozkładaniu smakołyków załóż jednorazowe rękawiczki. Jeśli to konieczne, posprzątaj po wydarzeniu. Zostaw miejsce, które było dla ciebie przyjaznym kątem do organizacji wydarzenia takim, jakim je zastałeś.


Na materiałach graficznych powinno pojawić się logo programu Otwarty IKM, który należy pobrać z naszej strony >> .  Plakat lub ulotkę wyślij przed wydrukiem do koordynatora projektu Otwarty IKM. Jeśli dystrybuujesz materiały promocyjne w klubokawiarniach czy instytucjach, pytaj pracowników o zgodę na zostawienie ulotek/plakatów. Usuń je po zakończonym wydarzeniu.
Podczas promocji wydarzenia nie zapomnij o dodaniu informacji: „projekt…/wydarzenie.. realizowane i dofinansowane w ramach programu Otwarty IKM”.

Udział w wydarzeniu musi być otwarty i bezpłatny dla wszystkich jego uczestników.

Celem Programu jest wsparcie oddolnych inicjatyw kulturalnych, edukacyjno-kulturalnych i społeczno-kulturalnych, w tym spotkań, szkoleń, warsztatów, pokazów filmowych z dyskusjami i innych form – wszystkiego, co jest możliwe do realizacji w sieni Instytutu Kultury Miejskiej, z uwzględnieniem jej warunków i ograniczeń.
Niestety w przestrzeni IKM nie mamy możliwości do zaprezentowania wystawy.


Zajrzyj do blankietu organizacyno-technicznego. W tym dokumencie wyszczególniliśmy wszystko, co IKM może zaoferować Organizatorom pod względem technicznym. Sprawdź, czy sprzęt, który posiada IKM, jest wystarczający do zrealizowania twojego przedsięwzięcia. Jeżeli masz wątpliwości, porozmawiaj o swoich potrzebach podczas konsultacji z koordynatorem programu Otwarty IKM oraz z pracownikiem technicznym.


Planując godzinę realizacji wydarzenia pamiętaj, że projekt nie może zakłócać pracy instytucjom i biurom posiadającym siedziby w kamienicy przy ul. Długi Targ 39/40 (biura działają w godzinach 9.00-17.00 od poniedziałku do piątku)

W godzinach od 10:00 do 18:00 pracownika technicznego zapewnia IKM. Jeżeli twoje wydarzenie odbywa się po godzinie 18-tej, należy uwzględnić dodatkowy czas pracy pracownika technicznego. Warto pamiętać, że pracownik techniczny zawsze musi być obecny godzinę przed i godzinę po wydarzeniu – przygotowuje sień Instytutu Kultury Miejskiej do wydarzenia, ustawia stoły i krzesła, sprawdza zaplecze techniczne, a potem pomaga przywrócić miejsce do uprzedniego stanu po zakończonym projekcie.
Na przykład: jeśli twoje wydarzenie zaplanowane jest w godzinach 18.00-20.00, to pracownik techniczny będzie obecny od 17:00 do 21:00. 1 godzinę pracy przed wydarzeniem w tym wypadku pokryje IKM (zgodnie z regulaminem pracy 10:00 – 18:00), natomiast 2 godziny trwania wydarzenia oraz 1 godzinę po wydarzeniu należy uwzględnić w kosztorysie projektu (3h x 21 zł brutto). W razie wątpliwości skonsultuj się z koordynatorem Programu i wspólnie ustalcie szczegóły.


Jako Organizator zastanów się i sprecyzuj, jakiego wsparcia oczekujesz. Jeśli nigdy nie organizowałeś wydarzenia i masz minimalną wiedzę o mediach i promocji twojego wydarzenia, poproś o spotkanie z pracownikiem PR lub e-PR. Pamiętaj, że podczas organizacji wydarzenia i w jego trakcie nigdy nie jesteś sam! Jeśli czegoś nie wiesz – zapytaj. Zespół pracowników Instytutu Kultury Miejskiej jest dla ciebie.
Powrót do strony głównej