Najczęstsze pytania

Program Otwarty IKM skierowany jest głównie do mieszkańców i mieszkanek Gdańska oraz organizatorów z regionu, choć w edycji zimowo-wiosennej 2020 nie jest to wymóg formalny. Program jest otwarty na doświadczonych organizatorów w realizacji działań spoza Gdańska, którzy mogą i chcą realizować swoje pomysły w formie oddolnych działań/inicjatyw kulturalnych, kulturalno-społecznych i edukacyjno-kulturalnych. Jeśli nie masz polskiego obywatelstwa, a przebywasz w Polsce i chcesz zrealizować projekt w ramach Programu Otwarty IKM, możesz również starać się o dofinansowanie swojego Wydarzenia/Projektu. Realizator Programu Instytut Kultury Miejskiej zastrzega jednak, iż wniosek i wszelkie dokumenty muszą być wypełnione w języku polskim.

Do Organizatorów spoza Gdańska – zachęcamy poszukać do współpracy przy realizacji projektu partnera z Gdańska lub regionu i wspólnie zrealizować działanie. Partner będzie pomocny również przy promocji wydarzenia oraz organizacji wielu czynności związanych z realizacją projektu. Warto podzielić się zadaniami z osobami, które będą czuwały nad tym, aby całe wydarzenie przebiegało zgodnie z planem. Jako Organizator wyznacz osoby, które będą odpowiedzialne np. za zapisy i kontakt z uczestnikami warsztatów, promocję wydarzenia czy zakupy

Celem programu Otwarty IKM jest realizacja Projektów/Wydarzeń kulturalnych o niepowtarzanym charakterze, co nie wyklucza realizacji Projektów/Wydarzeń, które były już uprzednio realizowane ani ich kontynuacji. Aby możliwa była realizacja Wydarzenia/Projektu, który był już wcześniej realizowany, należy wzbogacić go o nowe elementy, rozwinąć jego formułę.

Pamiętaj, że Wydarzenia realizowane przez dłużej niż jeden dzień, powinny mieć charakter zróżnicowany w poszczególnych dniach, co do zasady nie dopuszcza się powtarzania realizacji tych samych działań/pomysłów w kolejnym dniu realizacji Wydarzenia/Projektu.

W naborze zimowo-wiosennym 2020 każdy Wnioskodawca może złożyć tylko jeden wniosek o realizację Projektu/Wydarzenia. Ograniczenie dotyczy również osób fizycznych wchodzących w skład grup nieformalnych, osoba fizyczna może indywidualnie lub jako członek grupy nieformalnej uczestniczyć w złożeniu tylko jednego wniosku. W przypadku złożenia większej liczby wniosków przez Wnioskodawcę, ocenie będzie podlegał tylko ten, który został złożony jako pierwszy.

Wyklucza się możliwość złożenia tożsamego/podobnego w treści wniosku na ten sam nabór do programu Otwarty IKM przez dwóch Wykonawców. W przypadku stwierdzenia takiej sytuacji przez komisję konkursową w porozumieniu z Dyrektorem Instytutu Kultury Miejskiej, Wnioskodawcy zostaną zaproszeni na konsultację w celu podjęcia decyzji o wycofaniu jednego z wniosków.

Jako goście (np. jako prelegenci) w twoim projekcie mogą wystąpić osoby z innego miasta Polski lub spoza kraju. Pamiętaj, że program Otwarty IKM nie współorganizuje rocznic, projektów infrastrukturalnych, projektów o charakterze stricte komercyjnym, politycznym lub wyznaniowym, spotkań okolicznościowych/towarzyskich, wydarzeń o charakterze spotkań członków organizacji lub wąskiej grupy zainteresowanych (np. wydarzeń organizowanych dla uczniów konkretnej szkoły, członków konkretnego Klubu Seniora itd.).


Oczywiście – można ubiegać się o dofinansowanie, które będzie przeznaczone na koszt podróży oraz nocleg dla prelegenta czy osoby prowadzącej warsztaty.

Wyświetlanie filmów wszędzie poza domem, bez względu na to gdzie, jak często, dla ilu widzów i czy chcemy pobierać opłaty za bilety czy nie, jest z definicji publicznym pokazem i wymaga posiadania zgody producenta czyli licencji. Dlatego przed złożeniem wniosku należy upewnić się ile kosztuje licencja na film lub czy możecie otrzymać zgodę od autora filmu na użyczenie bezpłatnie jednorazowej licencji na projekcję filmową.
Aby uzyskać zgodę na uzyskanie licencji na projekcję filmową należy wypełnić formularz licencyjny określający miejsce odbywania się pokazów. Następnie podpisać umowę licencyjną, a na koniec wystawiany jest certyfikat licencyjny oraz faktura. Można w ramach programu Otwarty IKM ubiegać się o dofinansowanie na licencję.
Drogi Organizatorze/Organizatorko, pamiętaj o tym, że każde wydarzenie realizowane w ramach programu Otwarty IKM musi być bezpłatne i otwarte dla wszystkich widzów. Nie może być realizowane dla zamkniętej grupy publiczności, np. dla jednej klasy szkoły podstawowej.


W naborze zimowo-wiosennym 2020 roku IKM ze swojej strony zapewnia następujące napoje: kawę, herbatę oraz wodę dla uczestników Wydarzenia/Projektu. W tej edycji nie przewidujemy  dodatkowego dofinansowania na poczęstunek/catering.


Na materiałach graficznych powinno pojawić się logo programu Otwarty IKM, który należy pobrać z naszej strony >> .  Plakat lub ulotkę wyślij przed wydrukiem do koordynatora projektu Otwarty IKM. Jeśli dystrybuujesz materiały promocyjne w klubokawiarniach czy instytucjach, pytaj pracowników o zgodę na zostawienie ulotek/plakatów. Usuń je po zakończonym wydarzeniu.
Podczas promocji wydarzenia nie zapomnij o dodaniu informacji: „projekt…/wydarzenie.. realizowane i dofinansowane w ramach programu Otwarty IKM”.

Udział w wydarzeniu musi być otwarty i bezpłatny dla wszystkich jego uczestników.

Celem Programu jest wsparcie oddolnych inicjatyw kulturalnych, edukacyjno-kulturalnych i społeczno-kulturalnych, w tym spotkań, szkoleń, warsztatów, pokazów filmowych z dyskusjami i innych form – wszystkiego, co jest możliwe do realizacji w sieni Instytutu Kultury Miejskiej, z uwzględnieniem jej warunków i ograniczeń.
Niestety w przestrzeni IKM nie mamy możliwości do zaprezentowania wystawy.

W ramach programu Otwarty IKM zrealizowaliśmy kameralne koncerty. Sprawdź, czy sprzęt, który posiada IKM, jest wystarczający do zrealizowania twojego przedsięwzięcia. Jeżeli masz wątpliwości, porozmawiaj o swoich potrzebach podczas konsultacji z koordynatorem programu Otwarty IKM oraz z pracownikiem technicznym. Jeśli IKM nie posiada sprzętu, który jest niezbędny do realizacji przedsięwzięcia, możesz wypożyczenie sprzętu uwzględnić w budżecie.

Pamiętaj, że w ramach dofinansowania wybranego Wydarzenia Wnioskodawca nie może dokonywać zakupu sprzętu/wyposażenia, innych środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych.


Planując godzinę realizacji wydarzenia pamiętaj, że projekt nie może zakłócać pracy instytucjom i biurom posiadającym siedziby w kamienicy przy ul. Długi Targ 39/40 (biura działają w godzinach 9.00-17.00 od poniedziałku do piątku)

IKM w całości pokrywa koszt pracownika technicznego w godzinach 10.00-22.00 w poniedziałki i piątki.  Udostępnia także sprzęt, urządzenia m.in. rzutnik, ekran, siedzenia, stoły, termosy, mieszadełka oraz kubki jednorazowe.

Po wybraniu w ramach konkursu Projektu/Wydarzenia do realizacji koordynator programu Otwarty IKM podczas spotkania ustala z Wnioskodawcą/Organizatorem zapotrzebowanie techniczne tzw. blankiet organizacyjno-techniczny tj. dostępną listę urządzeń/sprzętu, które IKM może użyczyć do celów realizacji Projektu/Wydarzenia. W razie wątpliwości skonsultuj się z koordynatorem programu i wspólnie ustalcie szczegóły.

Sprawdź zakres obowiązków pracownika technicznego:

  • Podłączenie laptopa do rzutnika (Windows/Mac);
  • Podłączenie mikrofonów dla prowadzących
  • Włączeniem prezentacji/filmu/muzyki na wydarzenie przed wydarzeniem;
  • Ustawienie Sieni;
  • Oświetlenie;
  • Nagłośnienie imprez koncertowych (posiadamy mikrofony 4 x wokalne (3 bezprzewodowe, 1 przewodowy), 2x kolumny, mikser, kable XLR i Jack ale nie mamy statywów mikrofonowych).

Pamiętaj, że siedziba IKM mieście się w strefie organiczonego ruchu. Jeśli masz do przywiezienia instrumenty na koncert lub materiały na wydarzenie  zadbaj wcześniej o wjazdówkę. Zachęcamy aby nie odkładać tej czynności na ostatnią chwilę.

Jako Organizator zastanów się i sprecyzuj, jakiego wsparcia oczekujesz. Jeśli nigdy nie organizowałeś wydarzenia i masz minimalną wiedzę o mediach i promocji twojego wydarzenia, poproś o spotkanie z pracownikiem PR lub e-PR. Pamiętaj, że podczas organizacji wydarzenia i w jego trakcie nigdy nie jesteś sam! Jeśli czegoś nie wiesz – zapytaj. Zespół pracowników Instytutu Kultury Miejskiej jest dla ciebie.

Powrót do strony głównej